Personuppgiftspolicy
Allmänt
Kenzan Tours, via ägarbolaget Kenzan Travel med org.nr 556954-0783, värnar om din personliga integritet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Med denna Personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Personuppgiftsansvarig
Kenzan Tours är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi finns att nå på [email protected] eller på telefon 021-18 16 17. Du kan också skicka brev till Kenzan Tours, Skeppsbron 34, 111 30 Stockholm.
Insamling av personuppgifter
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Det är till exempel namn, personnummer, telefonnummer, adress och e-postadress. Det är också bokningsnummer och elektroniska identiteter som till exempel IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.
Hur samlar vi in personuppgifter?
Insamling direkt från dig
Vi samlar in uppgifter om dig som du lämnar när du till exempel bokar en resa, köper en tilläggstjänst, använder formulär på vår webbplats, e-postar, ringer eller besöker oss på vår resebyrå, anmäler dig till nyhetsbrev, deltar i en tävling eller ett evenemang och svarar på vår kundundersökning.
Insamling genom användning av vår webbplats
Vi samlar in uppgifter om dig när du besöker vår webbplats. Insamlingen sker genom cookies, läs vår cookiepolicy här.
Insamling från tredje part
Vi samlar in uppgifter om dig som lämnas av tredje part, till exempel då du ingår i ett resesällskap och huvudbokaren lämnar uppgifter om dig för din räkning. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att de lämnas till oss och att vi behandlar och sparar uppgifterna så lång tid som behövs för ändamålet.
Vilka uppgifter samlar vi in?
Kenzan Tours samlar in följande uppgifter om dig för de ändamål vi beskriver i avsnittet om hantering och lagring av personuppgifter.
Personliga uppgifter
Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personnummer, passuppgifter, kön och nationalitet.
Bokningsinformation
Bokningsnummer, fakturanummer, reseinformation (avreseort, destination, datum, program m.m.) och information om köp (vald betallösning, genomförda betalningar m.m.).
Hälsoinformation
Information om din hälsa som du lämnar själv, till exempel sjukdomar, funktionshinder och behov av specialkost. Genom att lämna uppgifter om din hälsa och samtycker till behandling av dem godkänner du att vi använder din hälsoinformation för att administrera och leverera den resetjänst du beställt.
Användarinformation
Information om din enhet som till exempel IP-adress, webbläsare och operativsystem. Vi samlar också in information om hur du använder vår webbplats, till exempel vilka sidor du besöker och datum och tid för besöket.
Hantering och lagring av personuppgifter
Med vilken grund samlar vi in personuppgifter?
Vi samlar in nödvändiga personuppgifter för att kunna fullgöra vårt reseavtal med dig. Om vi inte har en avtalsrelation eller någon annan laglig grund som stöd för att hantera dina personuppgifter har du gett ditt samtycke för oss att behandla dem.
För vilka ändamål samlar vi in och behandlar personuppgifter?
Administration av din resa och andra tjänster
Personuppgifterna behövs för att vi ska kunna administrera, leverera och tillhandahålla kundservice och information kring din resa och våra andra tjänster. I detta ingår bland annat att administrera flyg- och hotellbokningar och arrangemang på resmålen, ställa ut fakturor, bokningsbekräftelser och färdhandlingar, administrera betalningar och kreditprövningar, och administrera eventuella ändringar inför och under din resa. Personuppgifterna kan också användas i bokföring, vid betalningar och för att skicka betalningspåminnelser.
Utskick av information
Vi använder dina personuppgifter för att skicka ut färdhandlingar, ge dig viktig information om din kommande resa, eventuella ändringar samt erbjudanden kopplade till din resa. Sådana utskick sker via e-post, brev, sms och i vissa fall telefon.
Administration av tävlingar, evenemang, presentkort och gåvobevis
Vi samlar in och hanterar personuppgifter för att kunna administrera interna och externa tävlingar du deltar i, evenemang där föranmälan krävs och för att kunna utfärda gåvobevis och i vissa fall presentkort.
Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor synpunkter och reklamationer. Vi använder då ditt namn, bokningsnummer, kontaktuppgifter och andra uppgifter som är relevanta för det enskilda ärendet.
Utveckling av service och tjänster
Ditt namn, din e-postadress och bokningsinformation kan komma att användas vid interna kundundersökningar då du via e-post får en förfrågan om att utvärdera din resa när du kommit hem. Undersökningen gör vi för att kunna förbättra vår service och våra tjänster.
Marknadsföring och personifiering
Om du har anmält att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrev med restips, erbjudanden och annan reserelaterad information. Det handlar om namn, e-postadress och ditt boendeland.
Ditt namn och din e-postadress kan också komma att användas vid externa kundundersökningar då du får en förfrågan att lämna ett omdöme kring våra tjänster.
Hur länge sparar vi informationen?
Kenzan Tours sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal med dig och de ändamål som uppgifterna samlades in för.
Vi sparar dina kunduppgifter och resehistorik i max två (2) år efter hemkomstdatumet om du inte aktivt samtyckt till att vi får spara dina uppgifter längre. Vi sparar också dina personuppgifter på andra grunder än reseavtal, till exempel för att följa bokföringslagen. De lagstadgade kraven styr då hur länge vi sparar dina uppgifter.
Om du har registrerat dig för att få nyhetsbrev från Kenzan Tours sparar vi dina uppgifter så länge som du vill fortsätta ta emot nyhetsbrevet.
Personuppgifter som samlas in vid våra tävlingar och evenemang lagras så länge som behövs för administrationen av dessa, dock max två (2) år.
Samma personuppgift kan sparas hos oss i olika system för olika ändamål. Det betyder att dina personuppgifter kan ha gallrats ur ett system om de inte längre behövs för ett visst ändamål, men finnas kvar i andra system om det krävs för andra ändamål.
Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?
Vi samarbetar med andra leverantörer enligt nedan för att kunna administrera och leverera de tjänster du beställt av oss. Vi har vidtagit alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå.
Leverantörer av reserelaterade tjänster
För att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av externa samarbetspartners inom resebranschen, både i Sverige och i tredje land. Vi lämnar dina personuppgifter till de leverantörer som ansvarar för sin del av resan för att de ska kunna administrera och leverera tjänsten.
Bokningsagenter
De samarbetspartners vi anlitar för hantering av flygbokningar, hotell och hyrbilar får tillgång till de personuppgifter de behöver för att kunna utföra och leverera tjänsten. Det kan handla om namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, e-postadress, nationalitet, kön, och passuppgifter.
Flygbolag
De flygbolag vi anlitar får tillgång till personuppgifter som namn, passuppgifter, ålder, kön, nationalitet och kontaktuppgifter. Överföringen av personuppgifter sker via bokningssystem och vid personlig kontakt med flygbolaget.
Handlingsagenter
I vissa fall anlitar flygbolagen handlingsagenter för att kunna utföra tjänster kopplade till flygplatsen, till exempel incheckning och bagagehantering. När handlingsagenten utför tjänsten kan de få tillgång till de personuppgifter som behövs för att kunna utföra tjänsten.
Hotell
De hotell vi anlitar på våra resmål får de personuppgifter de behöver för att kunna genomföra och bekräfta din rumsbokning. Det handlar om namn och kön på samtliga resenärer, och ålder på medföljande barn.
Försäkringsbolag
Vi samarbetar med Europeiska ERV och Gouda för dig som vill teckna en avbeställningsförsäkring. Försäkringsbolagen får de personuppgifter de behöver av oss för att kunna teckna försäkringen. Det handlar om namn, personnummer och kontaktuppgifter.
Researrangörer på resmålet
På våra resmål samarbetar vi med lokala researrangörer som tar hand om bokningar av de tjänster du bokat där. Det är till exempel transfer, utflykter och andra aktiviteter. De externa researrangörerna får de personuppgifter de behöver för att kunna leverera den beställda tjänsten. Det handlar om namn, bokningsnummer och i vissa fall passuppgifter och telefonnummer.
IT-leverantörer och avtalspartners
Vi använder olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet där personuppgifter hanteras och lagras. Vissa system är installerade lokalt hos oss, och det är enbart vår personal som har tillgång till lagrade uppgifter där. Andra system är molntjänster eller installerade hos leverantören, och personuppgifterna överförs då till dem för att de ska kunna utföra tjänsterna enligt våra instruktioner.
Interna IT-system
Internt använder vi olika system där vi hanterar dina personuppgifter för att kunna administrera och leverera de tjänster du beställt av oss, och för att kunna hantera kundvårdsärenden som rör din resa. I dessa system kan samtliga personuppgifter vi samlat in komma att hanteras.
Betallösningar
Vi använder oss av externa betalningsleverantörer för att hantera betalningar och återbetalningar. De får tillgång till de personuppgifter som behövs för att kunna genomföra tjänsten.
Webbanalysföretag
På vår webbplats kenzantours.se använder vi den externa webbanalystjänsten Google Analytics som med cookies analyserar hur webbplatsen används. Läs mer om detta i vår integritetspolicy och cookiepolicy.
Marknadsföringstjänster
Dina personuppgifter kan komma att överföras till bolag som tillhandahåller marknadsföringstjänster. Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Kenzan Tours räkning i samband med att de utför en tjänst för oss, till exempel att administrera och skicka ut nyhetsbrev eller skicka en förfrågan om att ge ett omdöme eller en rekommendation.
Personuppgifter i tredje land
Kenzan Tours arrangerar resor till hela världen, och dina personuppgifter överförs därför till våra samarbetspartners och leverantörer även utanför EU/EES. När detta sker vidtas alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå även i länder utanför EU.
Hur skyddar vi din information?
Vi arbetar löpande med principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi vidtar de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot förlust eller obehörig åtkomst, användning, ändring eller röjande.
Dina rättigheter
Kenzan Tours ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Du har rätt att begära tillgång till och rättelse eller i vissa fall radering av dina personuppgifter, begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt rätt att invända mot vår behandling av uppgifterna. Vi kommer att underrätta varje mottagare som vi har lämnat dina personuppgifter till om rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifterna enligt dina önskemål.
Du har rätt att genom en skriftlig, undertecknad ansökan kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig, ändamålen med behandlingen av dem och vilka mottagare vi har eller ska lämna uppgifterna till. Du skickar din ansökan till oss på den angivna adressen under rubriken Personuppgiftsansvarig.
Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för till exempel direkt marknadsföring har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke och/eller avregistrera dig i våra marknadsföringsmeddelanden. När vi har tagit emot din återkallelse kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för det ändamål du lämnade i ditt samtycke.
Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att begära att dina personuppgifter överförs till någon annan.
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats.
